「スピード」は相手の時間に対する思いやり

うーん、どうしようかなあ。どうしよう、どうしよう・・・と返事が遅れることがしばしばです。
しかし、こんな「レスや判断が遅い」ことで、たくさん迷惑をかけているのです。

再掲しますが、沢渡あまね氏によると、「手戻り」(仕事のやり直し)が発生する原因は次の4つです。

1 いきなり100点を取ろうとする
2 状況(の変化)に対応できていない
3 仕事のやり方や品質がバラバラ
4 レスや判断が遅い

このうち、自分ではなく、相手に迷惑がかかるのが「レスや判断が遅い」ことです。

沢渡氏は、打ち合わせ日時を決定するやりとりの例をあげています。

Aさんから、打ち合わせ依頼のメールを受け取ったとします。

Aさん「打ち合わせをしたいので、次の3つのうち、都合の良い日程をご回答ください。? 10月18日 ? 10月19日 ? 10月21日。」

私は、「うーん、どうしようかなあ。」と、ぐずぐずとそのまま、このメールを放置してしまうのです。
そして、3日たってやっと回答。

私「それでは、? 10月19日でお願いします。」

ところが、Aさんからの返事。

Aさん「申し訳ありません。その日は、すでに別の会議でうまってしまいました。改めて、候補日程を調整しますので、お待ちください。」

はい、「手戻り」発生、仕事のやり直しです。

この「手戻り」はAさんに発生しています。
Aさんは再度、関係する人たちのスケジュールを確認して、候補日程を私に連絡しなければなりません。

私が、最初のメールを受け取った後、速やかに判断して返信していれば、こんなことは起こりませんでした。
判断を保留してる間に、どんどん時間が過ぎてしまいます。
時間が過ぎると、状況は変わっていくのです。

「スピード」

それは、相手の時間に対する思いやりです。「手戻り」を減らす大きなポイントです。

私も、レスポンスをスピードをつけてするよう気をつけます。
反省です。

「職場の問題地図」 沢渡あまね

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