また「手戻り」が発生してしまいました。
仕事が増えるのはとても悔しいので、事例として報告しておきます。
「職場の問題地図」の著者、沢渡あまね氏によると、手戻りが発生する原因は次の4つでした。
1 いきなり100点を取ろうとする
2 状況(の変化)に対応できていない
3 仕事のやり方や品質がバラバラ
4 レスや判断が遅い
このうち1と4の事例については、メルマガにおいて記事にしました。
今回、手戻りが発生した原因は、「3 仕事のやり方や品質がバラバラ」でした。
私は、神奈川県内の五色百人一首大会の会計報告を取りまとめる立場にいます。
神奈川県内の五色百人一首大会は、11月から神奈川県内の各地で順次開催されて、1月末で終了します。
その7回ある五色百人一首大会の会計報告全体を取りまとめるのです。
となると、各大会から提出してもらう会計報告の書式が統一されていないと、事務が非効率です。
が、一昨年までバラバラだったのです。
昨年、会計報告の取りまとめる立場になったときに、私はそれまでバラバラだった書式を統一しました。
「このような書式で提出してほしい」と各大会の担当者に要請したのです。
そして、その書式ですべて提出してもらうことによって、とりまとめを効率的に行うことができたのです。
ところが、今回私に送られてきた、ある大会の会計報告はその書式と異なっていたのです。
仕事のやり方や品質が、バラバラでは困ります。
その都度、あるいは人によって、成果物の内容や品質がバラバラ。これでは成果物を受け取る人は大変ですし、作業効率が悪くなります。
前年の書式を参照したり、統一された書式はないか探索したりするのは、事務仕事の鉄則だと思います。
お互い、気をつけましょう。